SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE)

SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE)

A. PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

  Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi
perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau
acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

B. Manfaat Standar Operasional Prosedur

1.Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan tugasnya.
2.Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
3.Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
4.Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
5.Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
6.Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
7.Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.

C.Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP)

1.Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2.Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
3.Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
4.Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5.Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,duplikasi, dan inefisiensi.

D.Fungsi Standarad Operating Prosedure

1.Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2.Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3.Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya danmudah dilacak.
4.Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dala bekerja.
5.Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

E.PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDURE

a) Standard operating prosedure harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu.
b) Standard operating prosedure harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanandan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.
c) Standard operting prosedure harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lam waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing pegawai/pejabat.

1.Manfaat prosedur tertulis adalah;
a.Planning-controlling
> mempermudah dalam pencapaian tujuan.
> merencanakan besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.
> menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
> mepermudah pengawasan.
b.Organizing
>mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.
> dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan kantor dan dokumen.
> menciptakan konsistensi kerja.
c.Staffing-leading
> memmbantu atasan dalam memberikan intruksi kerja bagi pegawai.
> konseling untuk bawahan agar memberikan kontribusi maksimal
> mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.
d.Coordination
> menciptakan koordinasi yang baik antar departemen
> untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutin dan independen